Privacy Verklaring Twente Personeelsdiensten B.V.

Twente Personeelsdiensten B.V. is gevestigd in Wierden (Tolgaarde 13) en is verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens in het kader van de aard van de uitzend- en payroll organisatie . In het kader van de onderhavige verklaring van nu af aan aangeduid met “wij” en “ons”.

 

Wat mag men van Twente Personeelsdiensten B.V. verwachten?

Twente Personeelsdiensten B.V. vindt privacy belangrijk. Twente Personeelsdiensten B.V. hecht dan ook grote waarde aan het zorgvuldig en veilig omgaan met gegevens van  kandidaten, flexmedewerkers, opdrachtgevers, werknemers, leveranciers en bezoekers van de website in overeenstemming met de privacy wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden. Wel maken we gebruik van de dienstverlening van andere partijen die namens ons gegevens verwerken. Wij sluiten verwerkersovereenkomsten af met deze partijen zodat ook zij zorgvuldig omgaan met onze in het bestand aanwezige persoonsgegevens. Wij blijven immers verantwoordelijk voor bescherming van persoonsgegevens. Daarnaast delen wij gegevens met andere partijen waar wij dat vanuit wet- en regelgeving of op basis van een contractuele bepaling verplicht zijn. Bijvoorbeeld met de belastingdienst of een andere overheidsinstantie. Ook kan het noodzakelijk zijn om persoonsgegevens te delen met andere partijen als onderdeel van onze dienstverlening. Bijvoorbeeld wanneer wij een kandidaat voorstellen bij een opdrachtgever.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor het doel waar de gegevens voor verkregen zijn.

 

Wanneer verwerken we persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens vanaf het moment dat iemand:

  • persoonsgegevens invult op onze website, bijvoorbeeld door een contactformulier in te vullen;
  • zich inschrijft op één van onze vestigingen;
  • gebruik maakt van onze dienstverlening.

Het kan gebeuren dat wij gegevens over iemand verwerken die we niet direct van de persoon zelf verkregen hebben. Ook dan verwerken wij deze gegevens enkel voor een vooraf vastgesteld en gerechtvaardigd doel.

 

Wat doen we met persoons gegevens?

Dat hangt ervan af hoe wij iemand kennen. Als onze website wordt bezocht, dan verwerken wij andere gegevens dan wanneer iemand bij ons werkzaam is. In onderstaand overzicht hebben we hier rekening mee gehouden. Het kan dus zo zijn dat meerdere categorieën op iemand van toepassing zijn. Daarnaast  informeren we iemand ook hoe we met persoons gegevens omgaan in specifieke situaties.

Voor bepaalde verwerkingen vragen we vooraf persoonlijk toestemming. Indien iemand geen toestemming geeft en/of bezwaar maakt tegen een verwerking, dan kan dit gevolgen hebben voor de dienstverlening die wij aan iemand kunnen leveren.

 

Bezoeken van de website

Als bezoeker van onze website kennen wij iemand in eerste instantie niet bij naam. Wanneer iemand ons een vraag stelt via bijvoorbeeld het contactformulier, verwerken we wel persoonsgegevens. Ook het IP-adres behandelen we als persoonsgegeven.

 

Communicatie

  • Als iemand contact opneemt met ons, bijvoorbeeld via e-mail, social media of telefonisch, kunnen wij contactgegevens vragen. Dit doen we om een vraag of klacht af te handelen en om iemand eventueel later te benaderen met aanvullende informatie. De betreffende gegevens zijn dan alleen toegankelijk voor degenen binnen de organisatie die zich bezighouden met de afhandeling van een vraag of klacht.
  • Wij gebruiken diverse ICT-middelen, zoals e-mail, om onderling en met iemand te communiceren. Hier houden wij een geschiedenis van bij zolang dit relevant is voor opvolging, verantwoording en beveiliging. Wij maken gebruik van (cloud-)leveranciers.
  • Om iemand een nog betere gebruikerservaring te geven en om ons aanbod beter op iemand af te stemmen, gebruiken wij persoonsgegevens als daar toestemming voor is gegeven. Dit doen we door middel van cookies en soortgelijke technologie. Meer hierover in ons cookie-beleid. Om onze IT-systemen te laten werken en te beschermen, verwerken en bewaren wij 6 maanden onder andere het IP-adres en datum en tijdstip van de log-in en log-off bestanden van de website.

 

Een contactpersoon van een opdrachtgever, leverancier of andere relatie

Communicatie

  • Om onze dienstverlening af te stemmen op de persoonlijke behoefte en om een mogelijke samenwerking aan te gaan, slaan wij persoonsgegevens op.

Als men contact opneemt met ons, bijvoorbeeld via e-mail, social media of telefonisch, kunnen wij contactgegevens vragen. Dit doen we om een vraag of klacht af te handelen en om iemand eventueel later te kunnen benaderen met aanvullende informatie. De gegevens zijn alleen toegankelijk voor degenen binnen de organisatie die zich bezighouden met de afhandeling van de betreffende vraag of klacht.

  • Wij gebruiken diverse ICT-middelen, zoals e-mail, om onderling en met iemand te communiceren. Hier houden wij een geschiedenis van bij zolang dit relevant is voor opvolging, verantwoording en beveiliging. Wij maken gebruik van (cloud-)leveranciers. Om te meten hoe opdrachtgevers onze diensten ervaren en gebruiken voeren we onderzoeken en enquêtes uit. Soms vragen we daarbij ook om naam en contactgegevens te delen, zodat we de resultaten op kunnen volgen en men hier eventueel over geïnformeerd kan worden.

 

Facturering

  • Om onze geleverde diensten te factureren en te verantwoorden, verwerken wij relevante gegevens zoals namen van contactpersonen.
  • Voor onze financiële administratie en voor de controle en goedkeuring van facturen, slaan wij relevante gegevens op, zoals de factuur en de persoonsgegevens die daarop vermeld staan.

 

Rapportages en audits

  • Met behulp van analyses en rapportages verbeteren we continue onze dienstverlening en bedrijfsvoering. Het gebruik van persoonsgegevens vermijden we zoveel mogelijk, soms zijn we genoodzaakt een beperkt aantal gegevens toch te gebruiken. Waar mogelijk voegen we gegevens dan samen en maken we ze anoniem, zodat men niet herkend kan worden.
  • Voor het uitvoeren van interne en externe controles, bijvoorbeeld audits door onze accountants of de belastingdienst, verwerken wij mogelijk de noodzakelijke gegevens van opdrachtgevers, leveranciers of andere relaties. In geval van een externe controle hebben betrokken partijen inzicht in persoons persoonsgegevens.

 

Algemeen

  • Om onze IT-systemen te laten werken en te beschermen, verwerken en bewaren wij 6 maanden onder andere het IP-adres en datum en tijdstip van de log-in en log-off bestanden van de website.
  • Voor juridische doeleinden kan het gebruik van persoonsgegevens noodzakelijk zijn.

Ten aanzien van juridische dossiers is het van belang relevante persoonsgegevens blijvend te kunnen gebruiken en te bewaren voor zover relevant.

 

Werkzoekende

Zodra je persoons gegevens achterlaat op onze website, je inschrijft op een vestiging of via een andere weg onze hulp inschakelt bij het vinden van een baan, verwerken wij de volgende gegevens:

 

Inschrijving

  • Bij een inschrijving gebruiken we deze gegevens nog 4 weken of, indien hier toestemming voor is gegeven, nog 1 jaar om op zoek te gaan naar een passende baan. Relevante gegevens delen wij met (potentiële) opdrachtgevers.

 

Solliciteren

  • Wanneer iemand solliciteert op een functie creëren wij een profiel voor jou. In dit profiel worden alle relevante gegevens voor de sollicitatie, zoals kennis en vaardigheden, opgeslagen. Hiermee kunnen we de sollicitatie beoordelen. Wij bewaren deze gegevens totdat de procedure is afgerond. Daarna gebruiken we deze gegevens, indien hier toestemming voor is gegeven, nog 1 jaar om op zoek te gaan naar een passende baan.
  • Als onderdeel van de sollicitatieprocedure vragen wij referenties op bij de door de betreffende persoon aangeleverde contactpersonen. Met de persoonlijke toestemming bewaren wij de gegevens uit de sollicitatieprocedure tot 1 jaar na beëindiging van de sollicitati
  • Om iemand een nog betere gebruikerservaring te geven en om ons aanbod beter op iemand te kunnen afstemmen, gebruiken wij persoonsgegevens indien daar toestemming voor is gegeven. Dit doen we door middel van cookies en soortgelijke technologie. Meer hierover in ons cookie-beleid.

 

Algemeen

  • Om te leren en verbeteringen door te voeren, vragen wij je om interne enquêtes in te vullen. Soms vragen we daarbij ook om je naam en contactgegevens te delen, zodat we de resultaten op kunnen volgen en je hier eventueel over te informeren.
  • Met behulp van analyses en rapportages verbeteren we continue onze dienstverlening. Wij rapporteren hierover naar opdrachtgevers. Het gebruik van persoonsgegevens vermijden we zoveel mogelijk, soms zijn we genoodzaakt een beperkt aantal gegevens toch te gebruiken. Waar mogelijk voegen we gegevens dan samen en maken we ze anoniem, zodat je niet herkend kunt worden.
  • Als je contact opneemt met ons, bijvoorbeeld via e-mail, social media of telefonisch, kunnen wij je contactgegevens vragen. Dit doen we om je vraag of klacht af te handelen en om je eventueel later te benaderen met aanvullende informatie. Je gegevens zijn alleen toegankelijk voor degenen binnen de organisatie die zich bezighouden met de afhandeling van je vraag of klacht.
  • Wij gebruiken diverse ICT-middelen, zoals e-mail, om onderling en met jou te communiceren. Hier houden wij een geschiedenis van bij zolang dit relevant is voor opvolging, verantwoording en beveiliging. Wij maken hierbij gebruik van (cloud-) leveranciers.
  • Om onze IT-systemen te laten werken en te beschermen, verwerken wij onder andere het IP-adres en gebruikersgegevens. Deze gegevens bewaren wij 6 maanden.
  • Voor juridische doeleinden kan het gebruik van persoonsgegevens noodzakelijk zijn. Ten aanzien van juridische dossiers is het van belang relevante persoonsgegevens blijvend te kunnen gebruiken en te bewaren voor zover relevant.

 

Werken via Twente Personeelsdiensten B.V.

In onderstaand overzicht beschrijven wij wat we doen met persoons gegevens. Indien we gegevens delen met andere partijen verwijzen wij naar de privacy statements van de betreffende partijen. Het kan zijn dat onze arbodienst of verzekeraar een afwijkende wettelijke bewaartermijn hanteert.

 

Communicatie

  • Om onze arbeidsrelatie te onderhouden, iemand te informeren over ontwikkelmogelijkheden en om overige wettelijke verplichtingen na te komen, verwerken wij waar nodig persoons persoonsgegevens.

 

Arbeidsovereenkomst en salaris

  • We maken een personeelsdossier van de werknemer/uitzendkracht, met bijvoorbeeld een kopie van het paspoort. Dit doen we om contractuele afspraken na te kunnen komen. Als wij dit wettelijk verplicht zijn, delen we deze gegevens met overheidsinstanties en  uitvoeringsorganen. We hanteren een wettelijke bewaartermijn van 5 jaar na het einde van een dienstverband.
  • Een werknemer/uitzendkracht zijn wij contractueel verplicht te verzekeren. We delen persoons persoonsgegevens met onze verzekeringsmaatschappij(en). We hanteren daarbij een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar na het einde van het dienstverband.
  • Om een pensioen te verzorgen zijn wij contractueel verplicht persoonsgegevens te delen met onze pensioenuitvoerder. We hanteren daarbij een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar na het einde van een dienstverband.
  • Als we een werkvergunning aanvragen, zodat iemand in Nederland kan werken, delen we de persoonsgegevens met overheidsinstanties en uitvoeringsorganen. We hanteren een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar na het einde van je dienstverband.
  • Om subsidies en loonkostenvoordeel aan te vragen en te verantwoorden, gebruiken wij We delen deze gegevens met subsidieverstrekkers en eventueel derde partijen die ons helpen de subsidie te regelen. We bewaren de gegevens 7 jaar. Indien  bijzondere persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de aanvraag mogen we dit enkel gebruiken na toestemming. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke voorkeur, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakbond en strafrechtelijk verleden.
  • Als een werknemer zich ziek meldt geven wij dit door aan onze arbodienst. Zelf slaan wij de minimale gegevens op die noodzakelijk zijn voor het contact met de betreffende werknemer, de gemaakte afspraken, of dat er sprake is van een arbeidsongeval of een verkeersongeval met regresmogelijkheid en informatie over herstel en eventuele noodzakelijke aanpassingen die wij van de arbodienst of bedrijfsarts teruggekoppeld krijgen. Deze gegevens bewaren we tot 7 jaar na uitdiensttreding.
  • Om het salaris uit te kunnen betalen verwerken wij persoons contact- en bankgegevens. We hanteren daarbij een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar vanuit de fiscale wetgeving.
  • Voor het afhandelen van zakelijke declaraties hebben wij ook contact- en bankgegevens nodig en bewijsstukken van de declaratie. We hanteren een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar na het einde van een dienstverband.
  • Als beslag op een salaris wordt gelegd, zijn wij op grond van wet- en regelgeving verplicht om persoonsgegevens te delen met deurwaarders en schuldeisers. Wij bewaren deze gegevens totdat het beslag ingetrokken is.

 

Loopbaanontwikkeling en beoordeling

  • Om de ontwikkeling en functioneren binnen onze organisatie te volgen, leggen wij een personeelsdossier aan. Eventuele testen en assessments die gemaakt zijn, zijn hier onderdeel van. Dit personeelsdossier bewaren we tot maximaal 2 jaar nadat het dienstverband is geëindigd of voor zolang dit relevant is voor je huidige functioneren.

 

Dienstverlening

  • Als het voor de opdracht noodzakelijk is (officiële) documenten in bezit te hebben, zoals bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), dan ondersteunen wij in het administratieve proces. Daarvoor is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken. We hanteren een wettelijke bewaartermijn van 5 jaar.
  • Om onze facturen te kunnen verantwoorden naar onze opdrachtgevers en om te voldoen aan contractuele verplichtingen, houden wij een (uren)administratie bij. Wij gebruiken daarbij persoons persoonsgegevens. We hanteren een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
  • Met behulp van analyses en rapportages verbeteren we continu onze dienstverlening. Wij rapporteren hierover naar opdrachtgevers. Het gebruik van persoonsgegevens vermijden we zoveel mogelijk. Soms zijn we genoodzaakt een beperkt aantal gegevens toch te gebruiken. Waar mogelijk voegen we gegevens dan samen en maken we ze anoniem, zodat deze niet herkend kunnen worden. De bewaartermijn van deze rapportages is 5 jaar.
  • Om te meten hoe klanten onze diensten ervaren en gebruiken voeren we onderzoeken en enquêtes uit. Om onze producten en diensten continue te blijven verbeteren gebruiken wij persoonsgegevens.

 

Algemeen

  • Wij gebruiken diverse ICT-middelen, zoals e-mail, om onderling en met iemand te communiceren. Hier houden wij een geschiedenis van bij zolang dit relevant is voor opvolging, verantwoording en beveiliging. Wij maken gebruik van (cloud-)leveranciers. Bijvoorbeeld naam, contactgegevens en functie worden dan gedeeld. Eventueel ook de foto die is geüpload.
  • Om te leren en verbeteringen door te voeren, vragen wij je om interne enquêtes in te vullen. Soms vragen we daarbij ook om naam en contactgegevens te delen, zodat we de resultaten op kunnen volgen en iemand hier eventueel over te kunnen informeren.
  • Voor onze financiële administratie en voor de controle en goedkeuring van facturen, slaan wij relevante gegevens op. Deze bewaren we 7 jaar volgens wet- en regelgeving.
  • Voor het uitvoeren van interne controles, zoals audits, verwerken wij relevante gegevens van opdrachtgevers, werknemers en kandidaten. De bewaartermijn is 5 jaar nadat het audit rapport is opgeleverd.

 

Beveiliging en bescherming

  • We bewaren log-gegevens volgens de wettelijk maximale bewaartermijn van 6 maanden.
  • Om onze systemen te beheren en te beveiligen maken we gebruik van beveiligingsmaatregelen. Bijvoorbeeld een gebruikersnaam om iemand op onze systemen te kunnen identificeren. Gegevens over het gebruik slaan we maximaal 6 maanden op in log-bestanden. Mutaties in financieel relevante systemen slaan we 7 jaar op.
  • Voor juridische doeleinden kan het gebruik van persoonsgegevens noodzakelijk zijn.  Ten aanzien van juridische dossiers is het van belang relevante persoonsgegevens blijvend te kunnen gebruiken en te bewaren voor zover relevant.
  • Voor bepaalde verwerkingen vragen we vooraf persoonlijke toestemming. Mocht iemand geen toestemming geven en/of bezwaar maken tegen deze verwerking, dan kan dit gevolgen hebben voor de dienstverlening die wij kunnen leveren.
  • In de afhandeling van claims is het noodzakelijk om de relevante persoonsdata te gebruiken en te bewaren voor zolang relevant zijn voor de casus. Voor overige juridische doeleinden kunnen wij ook persoonsgegevens gebruiken.

Voor bepaalde verwerkingen vragen we vooraf persoonlijk toestemming.

 

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij maken geen gebruik van processen waarin volledige geautomatiseerde besluitvorming (inclusief profilering) plaatsvindt.

 

Toestemming

Heeft iemand (uitdrukkelijk) toestemming verleend om persoons gegevens te mogen verwerken? Dan bestaat het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken. Let op: indien de toestemming wordt ingetrokken, blijven de eerdere verwerkingen van gegevens die we gedaan hebben met de persoonlijke toestemming rechtmatig.

 

Wat zijn de persoonlijke rechten?

Je hebt het recht om:

  • te weten welke persoonsgegevens wij vastgelegd hebben;
  • persoonsgegevens aan te laten passen of te laten verwijderen;
  • een beperking aan te vragen op het verwerken van persoonsgegevens;
  • ons te vragen persoons persoonsgegevens aan een andere partij over te dragen;
  • bezwaar te maken. Indien bezwaar wordt gemaakt tegen een verwerking van persoonsgegevens die wij noodzakelijk achten om onze belangen te behartigen kan dit gevolgen hebben voor de wijze waarop wij onze dienstverlening uitvoeren;
  • bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing;
  • niet onderworpen te worden aan een besluit gebaseerd op enkel geautomatiseerde verwerking (waaronder profilering) waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of grote impact heeft;
  • een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (of een andere toezichthoudende autoriteit) over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens.

 

Over dit privacy statement

Wij kunnen dit privacy statement wijzigen, bijvoorbeeld wanneer we meer of andere persoonsgegevens gaan verwerken, of wanneer we daartoe verplicht zijn op grond van privacy wet- en regelgeving. Wij adviseren je om regelmatig kennis te nemen van wijzigingen. Eerdere versies van het privacy statement kun je altijd opvragen.

Deze versie is gemaakt op 25 mei 2018

 

Een vraag of verzoek?

Een vraag over de veiligheid van persoons persoonsgegevens of een verzoek doen? Neem dan contact met ons op via e-mail: info@twentepersoneelsdiensten.nl of via telefoonnummer 0546-578898

Bij klachten kun je direct contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming, ook wel Data Privacy Officer (DPO) genoemd, N.A. Meijerink te bereiken via tel.: 06-54654726

 

Datalek melden

Bestaat er een zwakke plek in een van onze websites of systemen of bestaat her vermoeden daartoe? Of is er inbreuk gedaan op de beveiliging van persoonsgegevens? Neem dan contact op via e-mail: info@twentepersoneelsdiensten.nl of via telefoonnummer 0546-578898

Wij verzoeken daarbij vriendelijk en dringend deze informatie niet verder te verspreiden en er mede zorg voor te dragen dat de impact voor betrokkenen zo klein mogelijk blijft.